Privacyverklaring

Au Pair Exclusive, Jacobus Spijkerdreef 268, 2132 PZ Hoofddorp, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. KvK-nummer: 34373562. Wij zijn erkend referent bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en lid van de International Au Pair Association (IAPA). U bereikt ons via info@aupairexclusive.nl of +31 (0)23 303 53 63.

Wij verwerken persoonsgegevens als u klant van ons wordt of bent, als au pair via ons naar Nederland komt, als u bij ons werkt of als u contact met ons opneemt. Afhankelijk van uw situatie gaat het om:

• naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
• geboortedatum, nationaliteit en een kopie van uw identiteitsbewijs of paspoort;
• informatie over uw gezinssituatie, zoals de samenstelling van het gezin, de woonsituatie en de wensen voor de au pair;
• uw burgerservicenummer (BSN) en relevante inkomensgegevens, voor zover de IND die vraagt;
• voor au pairs: gegevens uit het profiel, zoals opleiding, ervaring met kinderen, referenties en foto's;
• de inhoud van berichten die u ons stuurt.

Wij gebruiken uw gegevens om:

• een passende match te maken tussen gastgezin en au pair en u tijdens het au pair jaar te begeleiden;
• de overeenkomst met u financieel en administratief af te handelen;
• onze verplichtingen als erkend referent van de IND na te komen;
• onze verplichtingen als werkgever na te komen;
• uw vragen te beantwoorden en contact met u op te nemen als dat nodig is;
• onze dienstverlening verder te verbeteren.

Wij doen dit op grond van de overeenkomst die wij met u sluiten, onze wettelijke verplichtingen (onder meer tegenover de IND), ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden en onze website te beveiligen, of uw toestemming. Toestemming kunt u altijd weer intrekken.

Vult u het contactformulier in, dan ontvangen wij uw naam, e-mailadres, eventueel uw telefoonnummer en uw bericht. Wij gebruiken die alleen om uw vraag te beantwoorden. Wordt u geen klant, dan verwijderen wij uw bericht binnen een maand.

Op de pagina's van onze partners staat een formulier waarmee u uw naam en e-mailadres achterlaat. Die gegevens komen bij ons binnen. Wij geven ze alleen door aan het betreffende bedrijf, omdat u met het formulier vraagt om met dat bedrijf in contact te worden gebracht.

Bij een formulier sturen wij mee via welke website of campagne u bij ons binnenkwam, bijvoorbeeld een zoekmachine of een link op een andere site. Zo weten wij hoe mensen ons vinden. Geeft u toestemming voor statistische cookies, dan onthoudt uw browser die herkomst maximaal 90 dagen; zonder toestemming wordt er niets op uw apparaat opgeslagen.

Om onze formulieren tegen spam te beschermen gebruiken wij Cloudflare Turnstile. Die controleert aan de hand van technische gegevens van uw browser, zoals uw IP-adres, of het formulier door een mens wordt ingevuld. Turnstile plaatst geen cookies voor advertenties of het volgen van uw surfgedrag.

Onze website gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken en om uw cookiekeuze te onthouden. Wij gebruiken geen cookies voor advertenties. Bij uw eerste bezoek vragen wij met een cookiebanner om uw keuze; die kunt u altijd wijzigen via de knop Cookievoorkeuren onderaan elke pagina. Welke cookies precies worden geplaatst, ziet u in het cookieoverzicht hieronder.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan anderen, tenzij:

• dat wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld aan de IND;
• dat nodig is om de overeenkomst met u uit te voeren, bijvoorbeeld aan onze partnerorganisaties en agenten die au pairs in hun land begeleiden bij het matchen;
• u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Daarnaast werken wij met verwerkers die gegevens alleen in onze opdracht verwerken. GraphicGenie B.V. in Alkmaar bouwt, host en onderhoudt deze website en verzorgt het versturen van de berichten uit de formulieren, inclusief de cookiebanner en de spambescherming. Dossiers van gastgezinnen en au pairs staan op onze eigen server, die Exclusief.net B.V. in Alkmaar voor ons beheert. Documenten kunt u vrijwillig via Dropbox aanleveren; wij zetten ze daarna op onze eigen server en verwijderen ze uit Dropbox. Met verwerkers maken wij afspraken over de beveiliging en geheimhouding van uw gegevens.

Au pairs komen uit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij werken samen met partnerorganisaties in onder meer Zuid-Afrika, Zuid-Amerika (waaronder Colombia) en Indonesië. Om een match mogelijk te maken, delen wij met hen alleen de brief van het gastgezin aan de au pair, met de foto's die het gezin daarvoor aanlevert. Wij doen dat alleen voor zover het nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, of met uw uitdrukkelijke toestemming. Dropbox, waarmee u documenten kunt aanleveren, is een Amerikaans bedrijf. Wanneer een verwerker buiten de EER is gevestigd, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Alleen onze medewerkers en, waar de wet dat voorschrijft, de IND kunnen uw gegevens inzien. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Deze website gebruikt een beveiligde verbinding (https).

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is. Dossiers van gastgezinnen en au pairs bewaren wij vijf jaar nadat de au pair is vertrokken, zoals de IND voorschrijft; daarna vernietigen wij ze. Berichten van mensen die geen klant worden, verwijderen wij binnen een maand. Schrijft de wet een andere termijn voor, bijvoorbeeld voor de financiële administratie, dan houden wij ons aan die termijn.

U heeft het recht om:

• te weten of en welke gegevens wij van u verwerken, en een kopie daarvan te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren of aanvullen;
• uw gegevens te laten verwijderen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren;
• bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens of dat gebruik te laten beperken;
• uw gegevens te ontvangen om ze aan een andere organisatie over te dragen;
• een gegeven toestemming in te trekken.

Wilt u een van deze rechten gebruiken, mail dan naar info@aupairexclusive.nl. U krijgt binnen één maand antwoord. Wijzen wij uw verzoek af, dan leggen wij uit waarom.

Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan contact met ons op. Wij lossen het graag samen met u op. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.